「会議のゴール設定」を行う際の3つのポイント

限られた時間の中で、会議を充実したものにするには、会議の目的を参加者と共有する必要があります。会議を仕切る上で、大切な「会議のゴール設定」についてポイントを整理しました。

１）会議の一番最初に「会議のゴール設定」を行う。
「最初に、今回の会議のゴールですが、・・・」会議の進行役から「会議のゴール」について明確にしましょう。この際、会議の一番最初に行うことが大切なことです。会議は、始まった瞬間からどんどん残り時間が少なくなります。与えられた時間を最大限活用するためには、会議の早い段階で、「この会議は、何を決めるべき会議なのか？」を共有すること必要不可欠となります。

２）「会議のゴール」に対して、参加者の合意を得る。
「では、今回の会議のゴールですが、・・・と考えております。よろしいでしょうか？」と参加者の合意を得るように働きかけましょう。合意を得ることで、話が逸れたときに、「重要なお話かと思いますが、今回の会議の趣旨とは異なるので、話を戻してもよろしいでしょうか？」など提言が通りやすくなります。

３）会議の終了時間を確認する。
限られた時間内で「会議のゴール」にたどり着くために、しっかりと時間を意識して貰うことが大切なことです。「今日は、16時までの会議です。」と会議の最初の段階で、会議の終了時間を共有しましょう。会議の進行役以外の方は、時計を見てないと思っているくらいの気構えでいてください。