会議で使用する資料を説明するときの3つのポイント

会議で気合を入れて資料作成したものの、十分意図が伝わらず、気まずい雰囲気になった経験がありませんか？資料を作成して、発表することは、ひとり舞台の演説ではなく、実は「対話」です。説明は聞き手がいることで、初めて成立するものであり、聞き手から疑問を投げかけられることで、相互理解を図ることができます。つい一方的な説明をしてしまう人に、3つのポイントをご紹介します。

会議で使用する資料を説明するときの3つのポイント

１）作成した資料をすべて説明する必要はない。
気合を入れた資料を細かく説明した気持ちも分かりますが、伝えたいことと相手が聞きたいことは、異なる。相手の聞きたいポイントを意識しましょう。

２）説明量ではなく、聞かれたことに答えられることが大事。
説明において大切なことは、「相手に理解してもらうこと」です。説明量で網羅するのではなく、概要を説明した上で、相手から聞かれたことに的確に応えられることが大切です。

３）資料の量じゃなく、分かりやすさを重視することが大事。
資料の見やすさやページの順序などディテールにこだわりましょう。前のページに戻ったり、ページを飛ばしたりする説明は実は大きなストレスとなります。聞き手に対するホスピタリティを。