会議のルールを守らない人への注意の仕方

会議のルールを守らない人への注意の仕方

思いやりを持って、理由を説明してあげる。

会議中、話が脱線してしまい会議が長引いてしまうことがあります。そのような状況において、会議の進行役はどのように参加者に注意を促しているのでしょうか？注意をするときには、しっかりと「理由」を伝えておくことが非常に重要です。

一方で、理由を特に説明することなく、一方的に注意を喚起した場合、会議の参加者のモチベーションを低下させてしまう可能性もあるので注意が必要です。例えば、「では、議題に戻ります。」と淡白な表現であったり、「議題以外のことを話すのは、ご遠慮して頂けますか？」など圧迫した表現はNGです。議論とは別の話をする人は、良かれと思って話をしているので、尊重してあげる必要があります。そのためには、議題に戻ることの「理由」をしっかりと伝えるあげることが必要となります。

例えば、「すみません。大変興味深い話なのですが、本日の時間が限られているため、今日、議論すべき内容に戻らせて頂いてもよろしいでしょうか？」と注意を喚起します。大事なポイントは、「時間が限られているため」という理由を明確を伝えてあげることです。どんな些細な理由であっても、「～なので」などの理由を説明する表現を加えるだけで、人は説得される（説得された気がする）性質があります。自分の主張・要望を述べるだけではなく、理由を付与することで、会議の参加者を説得するようにしましょう。

会議は多種多様な考えが集まる場です。話が脱線してしまうことは、必ずと言っていいほど発生します。話が脱線することに対して、「なぜ、あの人は議題とは別の話をしたがるのだろうか？」と疑念を頂くのではなく、「どうのようにしたら、あの人は今回の議題を話す重要性、別の話をする時間がないことに気づいてくれるだろうか？」と考え、会議の参加者に対して、思いやりを持つ必要があります。もちろん、議論が脱線したときだけではなく、会議に遅刻するなど会議のルールを守らない人に対しても、相手の気持ちを尊重させつつ、相手を本来の議題に戻れるように説得することが会議進行役の役割でもあります。