ひとりひとりに発言の機会を与える。

ひとりひとりに発言の機会を与える。全員の意見を聞き出すことができるが、注意が必要。

沈黙した会議となってしまい、発言しづらいムードになってしまうときがあります。そのような雰囲気を打開するために、「ひとりひとりに発言の機会を与える進行役」がときどき登場します。「ひとりひとりに発言の機会を与える進行役」とは、「では、みなさんの意見をひとりづつ聞いていきたいと思います。○○さんから、時計回りに意見をお願いします。」とひとりひとりに発言の機会を与えることです。ひとりひとりに発言の機会を与える進行方法についての功罪をまとめてみたいと思います。

【良い点1】意見があるけど言いづらいと思っている人を救済できる。
ひとりひとりに発言の機会を与えることで、意見は持っているが、遠慮して発言できない人に対して、発言の機会を与えることができます。発言者の心理とは不思議なもので、一度発言してしまえば、その場に慣れ、発言しやすくなるものです。ちょっとした緊張をほぐすためにも、有効な手段とも言えます。

【悪い点2】確実に意見を抽出することができる。
会議の前提は、参加者がしっかりと自分の意見を発言し、異なる意見を戦わせる場です。ひとりひとりに発言の機会を与えることで、確実に意見を聞きだすことができます。全員の発言を聞くことがきっかけで、議論は発生する可能性も秘めています。

【悪い点1】今後、自発的な発言が行われない可能性がある。
意見は、指名されて答えるものではなく、自発的に答えるべきことです。毎回、ひとりひとりに発言の機会を与えることで、参加者「また、指名されたら答えればいいや。」と思わせてしまうリスクがあります。この方法に慣れてしまうことで、参加者の自発的な発言を行う姿勢が失ってしまう可能性があります。ひとりひとりに発言の機会を与える進行は、毎回行うような儀式的なものにならないように注意しましょう。

【悪い点2】大人数では実現しない。
ひとりひとりに発言の機会を与えることは、8人程度までの会議が現実的で、9人以上の会議では実現が難しくなります。常に、会議時間は制限されるものであり、大人数に対して、ひとりひとり意見を求めることで多くの時間を消費してしまいます。また、人数が多いことで、ひとりひとりの意見を聞くことに「飽き」が生じてしまい、効率的な会議運営とはいえない状態となります。ひとりひとりに発言の機会を与えるならば、8名程度までの会議で行うように注意しましょう。

ひとりひとりに発言機会を与える進行方法の「良い点」「悪い点」をしっかり把握した上で、沈黙した会議で使うようにしてみましょう。