会議で扱う議題の数を制限する

会議で扱う議題の数を制限する

多すぎる議題は悪。

議題がテンコ盛りとなっている会議では、
一議題に対する審議時間が極端に減り、薄っぺらい内容になってしまう可能性があります。

会議の進行役において、会議前に求められる能力は、
ズバリ、「会議で扱う議題の数を制限する」ことです。

今回は、議題の制限する上でのポイントをまとめました。

【1】議論なのか？シェアなのか？を判断する。

まず前提として、扱う議題そのものが、
議論すべき内容なのか？シェアするだけの情報伝達なのか？を判断することが最初のステップです。

シェアするだけの内容であれば、
優先度はグッと下がり、会議の最後に報告もしくはメールなどでの報告が可能となります。

まずは、議題そのものの属性を分類することが重要なことになります。

【2】各議題に対して議論時間を決めておき、その時間をシェアすること。

人は締め切り、制限時間をないといつまでもやらないもの・・・
議論についても同じ性質が当てはまります。

予め時間を決めておき、会議参加者にシェアしましょう。
制限時間があるからこそ、「その時間までに話をまとめなければ！」と感じ、
追い込まれることで頭がフル回転させます。

また、残り時間は5分前にアナウンスするようにしましょう。

コメント例：
「時間の都合上、あと、5分で次のアジェンダ（議題）に移らせていただきたいので、そろそろ考えをまとめたいと思います。」

突然、「はい、終了です！」と事前の終了告知なく、
次のアジェダに移った場合は、ほとんどと言っていいほど、その議題の結論がまとまりません。
そんなグットタイミングで議論がまとまることはそうありません。

しっかりと5分前にアナウンスするようにし、
参加者の頭をフル回転させるキッカケを作ってあげましょう。

【3】優先順位と関連性を考慮したアジェンダ（議題）の順位付け

数を制限する上で考慮することは、
扱われる議題の「優先順位」です。

緊急性があり、優先順位がある内容は、
扱う議題に含め、最初に議論するようにしましょう。

なぜならば、時間制限を設けているとはいえ、
会議では何が起こるか分かりません。

話が異様に盛り上がったり、別の話になり、会議をうまくコントロールすることができずに、
全ての議題を消化できないリスクもあります。

リスクを回避する上でも、緊急性があり重要な議題は、
最初に扱うようにしましょう。

また関連性のある内容については、
議題の順序を並べ、会議参加者が理解しやすいように心がけましょう。

細かい会議の議題の並べ方を工夫するだけで、
会議のスムーズさも変わってきます。

このように、会議という限られた時間の中で、
効率的に議論するためには、議題の数を制限することを強いられます。

議論すべきことの確認、時間配分、優先議題の決定を事前に行っておくことで、
その会議で果たすべき役割を達成できる可能性は高まります。