会議の結論をまとめる一言
会議終了3分前に決断を下す。
議論が盛り上がり、
予定していた時間がオーバーしてしまうこともあります。
一見、充実した時間を過ごしているように、
思われますが、時間内に終わらない会議は罪です。
ビジネスマンにとって、
時間は何よりも貴重なもの。
会議が長引き、時間オーバーすることで、次の会議の参加が遅れ、
次の会議の参加者全員に「会議が始まるまで待つ」という無駄な時間を与えてしまう場合もあります。
また、会議が延長されたことで、予定していた仕事ができない事態も起こり得ます。
言わば、時間浪費の二次被害が発生してしまいます。
会議の進行役にとって、
予定していた時間内に会議を終わらすことは、
非常に重要な使命です。
会議を時間内に終わらせるためには、
どんなに盛り上がっていても、
会議終了3分前に決断を下す必要があります。
ここでいう「決断を下す」とは、
結論を出す、もしくは、結論を見送ることです。
1.結論をまとめたい一言。
【例】
「もっと議論したいのですが、あと会議は3分で終了予定です。そろそろ結論を出したいのですが、いかがでしょうか？」
2.結論が出ない場合、別の機会に継続審議する旨を伝える一言。
【例】
「話が盛り上がってきましたが、あと会議は3分で終了予定です。別途、継続審議のために時間を設けたいのですが、よろしいでしょうか？
」
3.どーしても、すぐに結論を出すため、会議を延長したい場合
【例】
「15分だけ会議を延長したいのですが、みなさんご都合いかがですか？」と
会議終了3分前に聞くようにしましょう。
4.緊急性を要し、時間内に結論を出したい場合
会議の最初に、時間内に結論を出したい旨を伝え、
15分前に結論をまとめるように促す。
5分前は結論の確認です。
【例】
会議の最初
「本日は、時間内に結論を出す必要があります。最後の15分で皆様の意見をとりまとめたいと思います。」
15分前
「そろそろ皆さんの意見を取りまとめたいと思います。」
5分前
「結論を確認したいと思います。」
以上の結論をまとめる一言です。
なんとなく会議の延長さることは徹底的に避け、
時間内に結論を出すよう心がけましょう。
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