参加者が初めて顔合わせする会議で、活発な議論するための2つポイント

参加者が初めて顔合わせする会議で、活発な議論するための2つポイント

各参加者の役割を明確にする

今回は、
参加者が、初めて顔を合わせる会議での
ポイントを解説します。

1.会議での目的を共有

参加者が初めて顔合わせる会議では、
会議の目的を十分に理解できずに集まっていることがあります。

この会議では、
どのような目的で開催されているのか？
しっかりと共有する必要がある。

毎週定例化されている会議であれば、
会議の目的には暗黙の了解として、
参加者に共有されています。

しかし、参加者が初めて顔合わせする会議では、
そのような「暗黙の了解」は存在しないので、
しっかりと会議の目的を共有する必要がある。

2.参加者の紹介を行う

会議信の進行役が、参加者の紹介を行うことで、
各参加者の情報が認知される。

発言、質問しやすくするための下地として、
「紹介」することは重要な作業です。

このような会議の参加者は沈黙してしまっていることが多いので、
参加者の紹介を通して、固い仕事以外の話もするなど、
場を和ませるキッカケとしたいところです。

3.各参加者の役割を明確にする

これが最も重要な作業です。

紹介の際に行うべき中で、
重要なことが、「役割の明確化」です。

それぞれの参加者が、
「どのような役割を持っているのか？」を共有することで、
紹介された本人は、自分の役割を改めて認識できます。

自分の役割の再認識は、
「この場で、このことを把握しているのは、自分しかいない・・・がんばらねば！」と
会議参加のモチベーションを上げる重要な作業です。

また、本人のみならず、会議の参加者にも効用があります。
会議の参加者が質問したい時や依頼したい時に、
参加者の役割が明確にされていることで、「誰にすべきか？」という迷いが無くなる。

以上がポイントです。
参加者が初めて顔合わせする会議で、
活発な議論を行うためのヒントになれば、幸いです。