複数項目のメッセージを分かりやすく伝えるための3つのポイント

複数項目のメッセージを分かりやすく伝えるための3つのポイント

項目は3つにまとめる。

「伝えたいことと、伝わることは異なる。」という状況は、
よく発生します。

発表者は、たくさんのこと（11項目くらい）のことを伝えたかったのに、
聞き手には、内容が多すぎて記憶できない、
おまけに分かりにくいという状況は経験ないでしょうか？

今回は、複数項目のメッセージを分かりやすく伝えるためのポイントをまとめます。

1.手元に資料がなく、口頭のみでの説明の場合は、内容を3つに絞る。

口頭による伝達は、非常に伝わりにくい。
口頭で、お伝えしたいことが、
「7つあります。」と言われただけで、
なんだか疲れてしまいます。

人間の一時記憶は、
7項目程度が限界と言われておりますが、
口頭による伝達では、その伝わりやすさ、記憶のしやすさが低下します。

資料にまとまっていれば、
視覚的にも刺激され記憶を促すことができますが、
口頭による伝達では、聴覚に頼るだけです。

状況取得の方法が聴覚だけなので、
記憶される項目も少なくなりやすいなります。
口頭による説明の場合は、項目を3つに絞りましょう。

【参考】3、5、7などの項目数が人間の覚えやすい項目数のようです。

2.資料にまとめるときは、内容を7項目までとする。

資料にまとめた場合には、視覚的な情報となります。
口頭による伝達に比べて、伝わりやすいので、
項目数が増えても、差し支えありません。

項目数については、
参加者の記憶のしやすさを考慮すると、
3つの項目に抑えることが好ましいです。
（少なければ少ないほど、覚えやすい。）

しかし、項目をまとめきれない場合には、
最大7項目までであれば、許容範囲です。

資料を使った複数項目の説明においても、
「3、5、7」項目という数字は意識してみることをオススメします。

3.項目はグルーピングする。

複数項を「3、5、7」項目も分ける方法ですが、
究極的には、「3つ」に分けることをオススメします。

人間の一時記憶容量を加味すると、
人によって、「3つまで覚えられる」「7つまで覚えれる」など様々です。

最低ラインの「3つ」までに標準を合わせることで、
複数項目が分かりやすく伝わります。

そのためには、複数項目のメッセージを
3つにまとめる作業が発生してきます。

その際には、
メッセージのグループ別、キーワード別、ターゲット別、時間別など、
様々なカテゴリーで、3つ分ける方法を探してみてください。

3つのカテゴリー分けが実現したら、
「これは大項目、こっちは中項目・・・」などと、
情報の詳しさによって、並びなおしてください。

このような作業により、
複数項目が、情報の性質、粒度によって、整理され、
より伝わりやすい項目へと変化を遂げます。

以上が、複数項目のメッセージを伝える上でのポイントです。

特に、カテゴリー分けは、時間が掛かる作業ですが、
「伝えたいことと、伝わることは異なる。」という状況を軽減するためにも、
是非チャレンジしてみてください。