会議を時間通り終わらせるための5つの手順

時間通り終わらい会議で残業を余儀なくされたり、次のスケジュールに遅刻したりした経験があると思います。時間通りに会議を終えることは、会議進行役にとって、重要な役割です。今回は、会議を時間通り終わらせるための5つの手順をまとめました。

１）会議の最初のタイミング：「今日の会議は、16時までとなります。よろしくお願い致します。」
「会議の終了時間」を伝える。
会議の終了時間を伝え、会議参加者に対して、時間についての意識を植え付けましょう。

２）会議時間の半分経過したタイミング：「あと、残り30分ですね。ちょっと急ぎましょう。」
会議の半分のタイミングで、残り時間と進捗について周知してみましょう。会議の参加者は、会議の終了時間を意識しておりません。時間の周知を実行することで、会議参加者に対して、より一層、時間に対する意識を持ってもらうことが可能となります。

３）会議の残り10分のタイミング：「残り10分ですね。今日、決めたいことだけまとめましょう。」
残りの10分というアナウンスを行いましょう。この時点で、今日のMTGは、「この会議では、どこまで話をするのか？」という方針について、会議参加者の合意を得ることが大切なことです。残りの時間を有効活用するために必要なことです。

４）会議の残り3分のタイミング：「そろそろ時間ですね。残りはいつやりましょうか？」
残りの3分では、議論を続けるのではなく、残案件について、議論するタイミングを協議するようにしましょう。

５）会議の最後：決まったこと（会議の成果）をまとめる。
会議の最後には、今日の会議で決まったこと、会議の成果をまとめてコメントしましょう。会議の開催した意義を再度確認することで、会議における満足度もあがり、次回の会議に対するモチベーションもあがります。