話の脱線を防ぎ、話しあうテーマや論点を制限させる5つのポイント

会議が長引く要因のひとつとして、「話の脱線」が挙げられます。話の脱線を防ぎ、話しあうテーマや論点を制限させる5つのポイントをご紹介します。

１）「人は思いつきで話す。」ということを肝に銘じる。
会議においては、話が脱線することは、当たり前だと思っておく。話が脱線することを可能な限り未然に防ぎ、話が脱線した場合は、その状況を処理する技術が求められる。

２）会議の最初に「会議の目的、ゴール」を宣言する。
「何を話すべき会議なのか？」を明確にすることにより、脱線を未然に防ぐ。

３）脱線した話を中断する人間は、会議の進行役しかいないことを自覚する。
脱線した話を中断する役割は、会議進行役であり、参加者ではありません。参加者が気を使い、話を戻してもらえること滅多にありません。会議の進行役が、勇気を持って行動し、話の脱線を防ぎましょう。

４）話が脱線した場合、「大変興味深い話ですが、時間に限りもありますので、議事を進めてもよろしいでしょうか？」と脱線した話を元に戻す。
「脱線した話」が重要であること、興味深い話であることを認めつつ、話を戻すことで、話し手の満足度を保持して、話を元に戻すことができる。

５）話が脱線し続けてた場合、「このままのこの話を続けた場合、会議の目的、ゴールを達成できませんが、いかが致しましょうか。」
脱線した話が重要ならば、「その話をそのまま続けて、会議の目的、ゴールを達成できなくても良しとするのか？会議の目的、ゴールを優先し、脱線してしまった話については別途時間を取るのか？」という判断を会議の参加者にさせる。強引に話を元に戻すのではなく、会議の参加者に「判断」させることが大切なことです。自ら意志決定した事柄には、人間はポジティブに行動する性質があるので、「判断」させることは、非常に有効な手段です。